さまざまな荷物の配送方法がありますが特に宅配便やレターパックが人気です。
これらを選ぶ際には荷物の大きさや配送料などを考慮して、最もコストパフォーマンスの高い方法を選ぶことが多いですよね。
特にレターパックはその利便性からコンビニエンスストアでの購入が可能で非常に便利です。
ただレターパックを使う際には、宛名や発送者の欄に予め印刷されている「様」という文字をどう扱うか迷うことがあります。私も過去に発送者欄の「様」の扱いについて悩んだ経験があります。
今回はレターパックを使った荷物の送り方だけでなく、一般的なビジネスマナーについてもお話しします。
レターパックの「様」表記はどうするのが正解？
レターパックは郵便局が提供している便利なサービスで、コンビニやオンラインショップでも購入可能です。このサービスを使えば、A4サイズで4kgまでの荷物を全国どこでも一律料金で発送できます。
またレターパックプラスでは、4kg以下であれば3cm以上の厚みのある荷物も対面での配達が可能ですし、レターパックライトは3cm以内の厚みのある荷物を郵便受けに配達できます。
レターパックを利用する際の例としては、証明書や衣類、チケット、請求書、業務用サンプル、パンフレットなどが挙げられます。
A4サイズで4kg以内の品物であれば、多くの小物をこの方法で手軽かつ安く送ることができます。
レターパックには以下のような情報が記載されています。
宛先欄
・住所
・名前（「様」含む）
・電話番号
発送者欄
・住所
・名前（「様」含む）
・電話番号
その他
・品物名
・注意事項
発送者の名前にも「様」という表記があるため、これを消すべきかどうか迷うことがよくあります。
通常、荷物や手紙を送る際、相手には敬称を付けますが、自分自身には付けないのが一般的です。
しかしレターパックでは発送者欄にも「様」と予め印刷されているため、どう扱うべきかが問題になります。
実際にレターパックを使って荷物を送った経験がある私は、この「様」の扱いについて考えたことがあります。この「様」を消すか残すかは、送り先やその状況によって異なります。
例えばビジネス関連で使う場合には、「様」を残すのが一般的です。
一方で、カジュアルな個人間のやりとりや非公式な場では、「様」を消去しても問題ありません。つまり、送る相手や状況に応じた適切な対応が求められます。
荷物を送る際にはこれらのポイントを参考にして、適切な方法を選んでみてください。
発送時の「様」表記：ビジネスとプライベートでの使い分け
ビジネスの場では、「様」の削除が推奨されますが、個人的な使い方ではそのまま残しても問題ありません。ビジネスとプライベートで「様」の扱いが異なる理由について説明します。
ビジネスでの発送者「様」の削除
職場では、上司やクライアントとのコミュニケーションにおいて、メールや文書のやり取りが頻繁です。この際適切なビジネスマナーが求められ、マナーを守らないと相手に不快感を与える可能性があります。
ビジネスでは取引先との信頼構築が重要ですから、多くのビジネスパーソンはマナーを重んじています。レターパックのような発送ツールを使用する際、発送者の「様」を消すのが一般的ですが、その他の点も気をつける必要があります。
具体的には、レターパックの発送者情報における敬語の使い方です。通常、レターパックの発送者情報には以下のような記載があります。
・発送者情報
- 住所
- 名前（「様」含む）
- 電話番号
これらは発送者の名前に「様」と付いており、住所や名前に敬語が使われることもあります。
宛先の情報はそのままで良いですが、発送者情報に敬語が使われていると違和感を感じることがあります。
一般的に、自分自身に敬語を使うのは不自然です。そのため、発送者の情報については敬語の部分を消去するのがマナーとされています。
発送者情報の敬語表記の削除方法
上記のように、発送者の敬語表記である「ご」と「お」を削除することがすすめられています。
ビジネスシーンでは細部にまで注意を払うことが重要です。このような小さな配慮が、ビジネス上のマナーとして大切にされているのです。
発送書類の「様」や敬語の扱い方
さきほど発送書類での依頼主の「様」や敬語の部分を消去することの重要性をお伝えしましたが、実際にどのように消去すればよいか迷う方も多いかもしれません。
「様」や敬語部分の消し方には、いくつかの方法が考えられます。
赤いペンを使うか、それとも黒いペンが良いのか、または他の方法があるのか、さまざまな選択肢があります。敬語部分を完全に塗りつぶして目立たなくする方法もあります。
最も適した方法は、黒いペンを使用して二重線を引くことです。ビジネスシーンでは、細かな部分も注目されることがあるため、依頼主の「様」や敬語部分を正確に消去することが大切です。
個人使用時の「様」の取り扱い方
ビジネスシーンでは、依頼主の「様」や敬語部分を消すことが一般的ですが、個人で友人や親戚に荷物を送る場合はどうでしょうか。
職場のような公式な場ではないため、同じ方法を踏襲する必要はないかもしれません。しかし、一般的なマナーとして「様」を消すべきとされています。
例えば、義理の両親へレターパックで荷物を送る際を考えてみましょう。
ビジネスシーンでないため、「様」を消さなくても問題はありませんが、一部の人はそれをマナー違反と感じるかもしれません。
したがって、依頼主の「様」や敬語がある場合、それを消すことは良い印象を与えることにつながります。ビジネスだけでなく、個人の場合にも、黒いペンで二重線を引いて消去することをおすすめします。
この方法はビジネスと個人の双方の場面で「様」や敬語がある場合に有効です。このポイントを念頭に置いておくと良いでしょう。
「様」と「御中」の使い分け：ビジネス文書における基本マナー
先に、発送書類で依頼主の「様」や敬語を黒いペンで消す方法についてお伝えしました。次に考えるべきは、宛先の敬称です。
ビジネスシーンでは、単に「様」を使用するのではなく、場合によっては「御中」を選ぶこともあります。
ビジネス文書を書く際、相手が特定の組織や部署に所属している場合、敬称として「御中」を使います。レターパックなどにすでに「様」と印刷されている場合でも、手書きで「御中」に修正して問題ありません。
ビジネスシーンにおける敬称は、使い分けが肝心です。「御中」はある組織や部署内の誰か宛ての場合に使用し、「様」は個人宛ての場合に用います。
レターパックで「様」を「御中」に直す場合は、印刷された「様」を消して、その横に「御中」と記入します。
ビジネスマナーを初めて学ぶ方には難しいかもしれませんが、実践を通じて徐々に理解できるようになります。分からないことは恥ずかしいことではないので、安心してください。
ビジネスにおける「御中」の使い方
ここでは、「御中」の正しい使い方をみていきます。「御中」は、宛先が個人名ではなく組織や部署名の場合に使用します。
企業名や部署名、店名のみが分かる状況で手紙やメールを送る際に適しています。「御中」を用いることで、宛先の組織に所属するどの人が開封・確認しても適切とされます。
「御中」の具体的な使用例は次の通りです。
このように、「御中」を正しく使うことで、ビジネス文書のマナーを守ることができます。覚えておくと役立ちます。
ビジネスにおける「様」の使い方
ビジネスシーンにおいて「様」をどのような場合に使うか、詳しく見ていきましょう。
宛名に特定の個人が識別できる場合、すなわち、その人のフルネームが明確な場合に「様」を用います。例として、特定の企業の部署で具体的な担当者がいて、その人と直接やり取りをするような状況が挙げられます。
一方、「御中」は組織や部署へ向けての一般的な敬称で、「様」は個人名に対して使われます。個人名が記された手紙やメール、荷物は、その人以外が開封することは避けるべきです。
宛名が個人名であれば、その文書や荷物は宛名の人本人しか開封する権利がありませんので、特に注意が必要です。
また、会社の中で役職を持つ人へのメールや手紙、荷物の送り方にも注意が求められます。役職者への敬称の使い方は次のようになります。
役職者宛のメールや手紙、荷物の送り方
・名前＋役職名：「様」を付けない
・役職名＋名前：「様」を付ける
これを具体的な例で見てみると
このように、「様」は相手が個人名で明確なときに使うのが適切です。これはビジネス文書やレターパックなどの書類にも同様に適用されます。
そのため、「御中」と「様」の違いを正しく理解し、レターパックに書く際もこれらの敬称を適切に使用することが大切です。
ビジネスにおける返信用レターパックの正しい準備手順
職場で働くと、さまざまな荷物のやり取りが日常となります。時には、届いた書類を相手に確認してもらい、その後返送してもらう必要が出てくることがあります。
このような場合は返信を促す目的で、荷物に返信用レターパックを同梱するのが通例です。では、返信用レターパックの準備にはどのようなステップが含まれるのでしょうか？
返信用レターパックの準備において重要なのは、受け取る側（自分自身）の名前部分にある「様」を消し、「行」と書き換えることです。これはビジネスマナー上の礼節とされています。
返信用レターパックの準備には以下のステップが必要です。
１．返信用のレターパックを用意します。
２．レターパックのお届け先として、自分の住所、名前、電話番号を記入します。
３．名前の部分にある「様」を二重線で消して、「行」と書き換えます。
４．レターパックを折りたたんで、送る荷物に添えて同封します。
この手順を踏むことで、返信用のレターパックが適切に準備されます。これは相手に対する配慮を示す重要なビジネスマナーの一環として行われるものです。その理由と詳細について、後述します。
ビジネスでの返信用レターパック準備のポイント
職場での荷物の取り扱いでは、時には相手からの返信が必要な場面もあります。その際、返信用レターパックを準備することが一般的ですが、この準備にはいくつかの注意点があります。
返信用レターパックでは、依頼主の情報は記入せず、お届け先のみを記載します。
これは、相手の情報を勝手に記入することが不適切とされているためです。
お届け先には、あなた自身の住所、名前、電話番号を記入し、住所の詳細（マンション名や会社名など）は省略せずに全て記載することが重要です。
また、返信時に相手がどの品物を返送するかが明確になるように、品物名も予め記載しておくことが推奨されます。
お届け先の情報には、通常の「様」ではなく、「行」と記入することがビジネスマナーです。
名前の後に「行」と記入する際には、文字の大きさや配置に注意し、名前よりも少し小さめに下寄りに記入します。これは、相手が返信時に「様」を書き加えやすくするためです。
レターパックの折りたたみ方もポイントです。レターパックは厚みがあるため、適切に折りたたむことで見た目を整えることができます。
宛名面を外側にして半分に折るのがおすすめですが封筒の封は開けた状態で折り、レターパックプラスの場合は配達証のシールが剥がれないよう注意が必要です。
これらの準備を行うことで返信用のレターパックを適切に用意し、相手への配慮を示すことができます。
まとめ：レターパック宛名の書き方！「様」は消すの？正しい記入方法をご紹介
ビジネスの現場でレターパックを使用する場合、依頼主として自分の名前に付いている「様」を二重線で消去するのが基本的なマナーです。
個人的な使用においても、好印象を与えるためには「様」を消しましょう。さらに、「御中」と「様」の適切な使い分けを理解し、正しく実践することも重要です。
返信を必要とする場合は、返信用のレターパックを用意することが一般的です。
ここで、お届け先（つまり自分自身）の情報を記入する際、名前の後の「様」を消して「行」と記入し、レターパックを二つ折りにして送る荷物と一緒に添えることが求められます。
レターパックは、コンビニエンスストアや郵便局のウェブサイトなどで簡単に購入でき、便利に荷物の発送が可能です。
依頼主の「様」の扱い方については、初めての方には少し戸惑いがあるかもしれません。正しい手順は、自分が依頼主の場合に「様」を消去することです。レターパックの利用時は、これを忘れずに実行しましょう。
最初は少し戸惑うかもしれませんが、このマナーを一度理解すれば、今後はスムーズに対応することができるようになります。
送る側も受け取る側も快適な取引ができるように、これらの基本マナーは覚えておくと良いでしょう。
