仕事を効率的に進めるためには、大切な情報を整理し、ノートに記入することが鍵となります。
手書きでのメモは特に有効で行動計画がはっきりし、結果として仕事の生産性が高まります。うまいノートの取り方を身に着けることで、情報を効果的に整理し、まとめる能力を向上させることができます。
この記事では手書きのメリットや整理して考える方法を使って、分かりやすいノートの作り方をご紹介します。
仕事用のノートとしては、ページがバラバラになりにくい綴じ込みタイプがおすすめです。なめらかな紙質のノートはボールペンやシャープペンシルを使っても書きやすく、筆記用として理想的です。
手書きノートで仕事効率アップ！その秘訣とは？
会議やミーティングでの重要ポイントをメモすることは、行動に移す上で欠かせません。でも、パソコンでメモを取るだけでは、思うように仕事の効率が上がらないこともありますよね。
手書きのメモに慣れていないと、ノートの使い方に迷うこともあるでしょう。
ノートを有効に使うコツは情報を整理しやすく見やすく記録することです。手書きは時間がかかると感じるかもしれませんが、実はこれが仕事の生産性を高める鍵となります。
手書きノートを使うことでパソコンでの単調なタイピングとは異なり、自分にとって見やすく、理解しやすいメモが作れます。
自由度の高いノートの使い方は、必要な情報を際立たせるのに役立ちます。
例えば、文字サイズを変えたり、色を加えたり、大事な点を囲むなど、工夫がしやすくなります。このようにして会議やミーティングの詳細を忘れがちな時でも後で見返しやすくなり、情報検索の手間を減らすことができます。
手書きノートのメリットは、その視認性だけでなく他にも多くのメリットがあります。
手書きの効果とメリット
・理解力の向上
・脳の活性化
・思考の整理が容易に
手書きで深まる理解力
手書きでメモを取る際には、会議や打ち合わせの内容をすべて記録することは困難です。
大切なのは話される内容から重要なポイントを見極め、それをメモすることです。このプロセスを通じて話の内容を深く理解し、自分にとって分かりやすい方法でメモを取るスキルが養われます。
プリンストン大学とカリフォルニア大学ロサンゼルス校（UCLA）の研究では、手書きでメモを取る学生は、パソコンを用いる学生と比べて学習内容の吸収が良いという結果が出ています。
この研究から手書きメモの有効性が示されています。
手書きによる脳へのプラス効果
脳の前頭前野は、思考や記憶、感情の調節などを司っています。この部分の機能が衰えると、忘れやすくなったり、感情が不安定になったりします。
手書きはこの前頭前野に適切な刺激を与えて脳を活性化させる効果があります。対照的にパソコン使用時は指の動きが限られるため、脳への刺激は少ないと言えます。
手書きによる思考の整理効果
手書きする際には、心の状態が文字に現れることがあります。気持ちが高まっている時は文字が力強く速くなりますが、逆に気分が沈んでいる時は文字も弱々しく遅くなる傾向があります。
これは心理状態が反映されていると言えます。手書きはパソコンでタイピングするよりも時間がかかりますが、そのゆっくりとしたペースが思考を整理するのに適しているのです。
手書きで丁寧に文字を書くことで心が落ち着き、新しい発見があるかもしれません。手書きのこのような特長を生かし、効率的なノートの取り方を使って、仕事の効率を向上させる方法を試してみましょう。
「空・雨・傘」手法の紹介
「空・雨・傘」は、実際の状況を把握し、それに基づいて予測し、適切なアクションを決定するためのフレームワークです。これをビジネスシーンに応用する方法を見ていきましょう。
空：空に雲が見える（現実）
初めに、今の状況を実際の事実に基づいて確認します。会議の資料やホワイトボードに書かれた内容など、具体的なデータや情報を参考にします。
雨：雨が降るかもしれない（分析）
続いて、その情報をもとに現状を分析し、解釈を加えます。事実を丁寧に整理し、疑問や新しい可能性を考慮しつつ、推測や予想を立てます。
傘：傘を持って出かけよう（行動）
最終段階では、収集した事実と行った分析に基づき、具体的な結論や行動計画を策定します。自分なりの最善の答えや対策をここで明確に定めます。
「空・雨・傘」手法の詳細解説
「空・雨・傘」とは、現実の状況を観察しそれに基づいて予測し、そして行動を決めるプロセスを指すメソッドでビジネスの場でも有効です。
空：雲を見る（現状確認）
最初に行うのは、現在の状況を事実に基づいて確認することです。これは、会議資料やホワイトボードに書かれたデータなどを基にした現状理解に相当します。
雨：雨の可能性を考える（分析）
続いて、その状況に基づき分析や解釈を進めます。具体的な事実を踏まえて、疑問点や新しい見方を含めた予測や考察を行う段階です。
傘：傘を持って行動する（行動決定）
最後に、集めた事実と行った分析に基づき、結論や解決策を考案します。このステップでは、個人の判断で具体的なアクションプランを立てます。
「空・雨・傘」手法の実践例
ビジネスの場で役立つ「空・雨・傘」手法の具体的な使用例を以下に示します。
実践例①
空（事実）：お客様の来店数が下がっている
雨（分析）：店の認知度が低い
傘（策）：SNSを利用した宣伝活動を強化する
実践例②
空（事実）：製品の販売数が伸び悩んでいる
雨（分析）：製品の使い方がわかりにくい
傘（策）：製品の使用方法を紹介する動画を制作する
実践例③
空（事実）：ウェブサイトの問い合わせ数が減少している
雨（分析）：ウェブサイトへのトラフィックが減少している
傘（策）：役立つコンテンツを増やしてウェブサイトを充実させる
この「空・雨・傘」手法は、マッキンゼーをはじめとするコンサルティング会社で広く使われています。
周りの人々も使用している可能性が高くノートの整理や記録にこのアプローチを取り入れることで、理解や分析が容易になり仕事の効率が上がる可能性があります。
またノートの書き方には他にもコツがあり、これらを組み合わせることで更なる効果を期待できます。
ノートを効率良く使うための3つのテクニック
ノートを整理しやすくするためには、「空・雨・傘」フレームワーク以外にも効果的な方法があります。ノートを使いやすくするためのコツをいくつか紹介します。
黒一色の文字だけのノートは、大切な情報を見落としやすいものです。ノートを有効活用するためには、ちょっとした工夫が必要です。
手書きの特性を活かして、整理しやすいノート作りに役立つ3つのテクニックを取り入れてみましょう。
ノート整理のための3つのテクニック
・色を使った分類法
・箇条書きの利用
・適切な余白の活用
色を使った分類法
重要な情報やタスクは、色分けして目立たせることが効果的です。
色は基本の3色（黒、赤、青）を使用しましょう。色を多用しすぎると逆に整理が難しくなり、内容の理解が遅れることがあります。
箇条書きの利用
長文より箇条書きの方が情報を素早く理解できます。文章は読解が必要ですが、箇条書きは一目で内容を把握でき、素早い情報処理が可能です。
適切な余白の活用
ノートには初めから詰め詰めに書かず、適切な余白を残しましょう。追加情報の記入や図表の挿入に余白があると便利です。
これらのテクニックを使って自分だけのノートの使い方を見つけると、より早く整理しやすくなります。
まとめ：仕事効率を上げる！効果的なノートの整理の仕方や書き方とは？
仕事での生産性向上には、ノートの効率的な整理方法が重要です。効果的なノート整理における主なポイントは以下の通りです。
整理されたノートは情報のアウトプットを助け、行動の方針を明確にします。これにより仕事の効率が格段にアップします。効率的なノートの使い方に悩む方に、これらのアドバイスがお役に立てれば幸いです。
