仕事を効率よく進めるには、情報をスムーズに整理できるノートの選択が重要です。
手書きで情報を整理するという行為は、独特の利点を持ちます。手書きのメモは、行動計画を明確にし、業務の効率化に直接貢献します。
効果的なノート活用法として、ノートを三部分に区切り情報を分類する手法を推奨します。
この記事では、手書きがもたらすメリットと、整理された考え方が効率に与える影響について解説し、効率的なノートの使い方を紹介します。
業務用ノートは、ページがバラバラになりにくいものが望ましいです。アピカのノートは紙質が滑らかで、ボールペンやシャープペンでの書き心地も良く、快適に使用できます。
効率を高める仕事術：クリアな理解のための手書きノート
会議や打ち合わせでの議論を明確に理解し、必要な行動を洗い出すには、ノートを取ることが効果的です。
デジタルツールでメモを取るのが一般的ですが、時に内容が浅くなることはありませんか？ 手書きでメモを始める際に戸惑うことも多いでしょう。
効果的なノートの技術は、重要な情報をすぐに把握できるように工夫することです。手書きは少し手間がかかるかもしれませんが、仕事の進行をスムーズにします。
手書きでのメモは、タイピングとは異なり、自由で視覚的に整理しやすく、必要な情報を視覚的に配置できる自由があります。
例えば、ポイントを大きく書いたり、色を使って強調したり、重要な点をマーキングすることも簡単です。忘れがちな会議の詳細も、整理されたノートであれば、後で見てもすぐに理解できるでしょう。
手書きメモのその他の利点を見てみましょう。
手書きの持つ多くの利点
・理解が深まる
・脳の活性化が促される
・思考が整理しやすくなる
手書きでのメモは、話の中から重要な情報を選び出す必要があります。これにより、内容の理解が深くなります。
プリンストン大学とカリフォルニア大学ロサンゼルス校の研究によると、手書きを行う学生は情報をより効果的に吸収しているとされています。
脳の前頭前野は記憶や感情の管理を助ける部分で、手書きはこの領域を刺激し、活性化させます。一方、キーボード入力は限られた指の動きしか使わず、脳への刺激は少ないです。
手書きはゆっくりと思考を整理するのに適したペースで行われます。このプロセスを通じて気持ちが落ち着き、新たな洞察が得られることがあります。
これらの利点を生かして手書きのノートを取ることで、仕事の効率をさらに向上させましょう。
効率的なノート術：「空・雨・傘」で思考を整理
「空・雨・傘」という手法を用いて、ノートをより効果的に活用しましょう。このアプローチでは、ノートを三つのセクションに分けて情報を整理します。
従来の上から下へと記載するスタイルから脱却し、情報を自由に配置することが可能です。
特に、パソコンを使用する際に一般的な上から順に記載する方法とは異なり、「空・雨・傘」方式では、情報を視覚的に整理しやすくするための形式を採用しています。
このフレームワークは、情報を明確に整理するのに役立ちます。「空」では現状の事実を挙げ、「雨」ではそれに基づいた影響を考察し、「傘」ではそれに対する具体的な行動計画を立てます。
例えば問題が発生した際には、この方式を利用することで、問題の認識から解決策の策定までを効率良く進めることができますし、事前に対策を練る際にも有効です。
【フレームワーク詳細】
空：事実の確認（例：会議での重要な発言）
雨：影響の考察（例：その提案が招く可能性のある問題点）
傘：対応策の策定（例：より詳細な計画を提案する）
この手法は世界中の多くのコンサルティングファームで採用されており、その有効性は実証されています。
実際に使用してみると、ノートの整理はもちろん、思考プロセスを整えることで、仕事のパフォーマンスを格段に向上させることが可能です。
効果的なノート術：見やすく整理するための3つのコツ
ノートを整理する方法は、一般的な「空・雨・傘」というフレームワーク以外にも、さまざまなアプローチがあります。単調な黒文字の羅列は情報の発見を難しくすることがあります。
より見やすいノートを作るための簡単なコツをいくつか紹介します。
手書きのノートは、デジタルノートと異なり、複雑な装飾を考える必要がないため、直感的に整理することができます。
より見やすいノート作りのテクニック3選
色を使った強調
重要なポイントや行動項目を際立たせるために、色分けをしましょう。基本となるのは黒、赤、青の3色です。
多くの色を使うと鮮やかですが、ノートがごちゃごちゃして見にくくなるため、色の数は控えめにすることがポイントです。
リストを用いる
情報をリスト形式でまとめると、長文を解読するよりも迅速に要点を把握できます。リスト形式は、情報を一目で理解しやすくする効果的な方法です。
余白の活用
ノートのページを全て文字で埋め尽くさず、適切な余白を残すことが重要です。
余白があると、後から追加情報を書き込む場所が確保され、図や表も挿入しやすくなります。
これらのシンプルなコツを取り入れることで、自然と効率的なノートの取り方が身につき、速度も向上します。
まとめ
効率的なノートの使い方は、仕事の生産性を高めるのに役立ちます。ノートを3つのセクションに分けたり、「空・雨・傘」といったフレームワークを活用することが効果的です。
また、情報を色分けする際には、3色までを使うとすっきりと整理できます。
情報を箇条書きにし、適度な余白を残すことも重要です。これにより、追加の情報を記入したり、重要なポイントをすぐに見つけたりしやすくなります。
これらのノート術を活用することで、必要なタスクがはっきりとし、仕事の効率が大幅に向上します。ノートの取り方に悩んでいる方にとって、これらのテクニックは大いに役立つはずです。
