【実用例】ビジネスメールで「延長をお願いする」際の丁寧な表現方法

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締切に間に合わなさそうなとき、ビジネスメールでどのようにして「延長をお願いします」と伝えるか、礼儀正しく要求する方法についてお困りの方は多いかもしれません。

この記事では、以下の内容について詳しく説明します。

・「延長をお願いします」と伝える際の適切な方法
・礼儀を守った表現の選び方・依頼する際の留意点
・具体的なメール例

これらのポイントを身につければ、「延長をお願いします」という要求も、スムーズかつ適切に行うことができるようになります。

「追加時間の依頼」が失礼になるのか？正しい伝え方を解説

失礼になる場合

「追加時間の依頼」という表現は非公式な場面で使われがちで、誤った使い方では相手に不快な印象を与える可能性があります。

特に次のような状況は避けるべきです。

・締切間際の通知
・説明がない場合
・謝罪の欠如

礼儀正しい代替表現

以下のように表現を変えることで、相手に敬意を表し、好印象を持ってもらえる可能性が高まります。

「締切の調整について相談させてください」
「締切延長の可能性をご検討いただけますか」
「追加の時間をいただけないでしょうか」

依頼時のポイント

追加時間を依頼する際は以下のポイントを心掛けましょう。

事前の通知

締切のずっと前に、余裕を持って相手に伝えることが重要です。

明確な理由の提示

延長が必要な具体的な理由を説明し、相手の理解を求めましょう。

謝罪の表明

締切を守れないことに対する謝罪を忘れずに、誠意を示してください。

新しい締切の提案

できるだけ具体的に新たな締切を提案し、相手が計画を立てやすいようにしましょう。

ビジネスメールで「追加時間を依頼する」際の効果的な例文

こちらでは、メールで効率的に完結するための典型的な文例をご紹介します。

この例文は「謝罪」、「理由の説明」、そして「新しい期日の提案」を組み込んでいます。

件名：〇〇に関する締切延長のご相談

〇〇様

いつも大変お世話になっております。
ご依頼いただいております〇〇プロジェクトについて、現在の進捗状況では予定の期日内に完成させることが難しい状況になってしまいました。

誠に申し訳ございませんが、完成の期日を〇月〇日に延ばさせていただけますでしょうか。
この件でご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます。
ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

件名：〇〇プロジェクトの納期再調整についてのご連絡

〇〇様

いつも大変お世話になっております。
〇〇プロジェクトに全力で取り組んでおりますが、思わぬ問題が生じ、予定していた納期を遵守できなくなる見込みです。

そのため、期日の再設定をお願いするべく、お知らせ申し上げます。具体的な内容については、後ほど詳しくご説明いたします。

この件でご迷惑をおかけすることに、心よりお詫び申し上げます。