簡易書留は、重要な書類を安全に送る際に頼りになる方法です。特に履歴書の送付など、重要な場面で役立ちます。
過去には、急ぎで郵便局で手に入る茶色の封筒を使って書類を送った経験がありますが、その際の書き方に自信がなく不安になったことがあります。そこで今回は、簡易書留の適切な使い方をご説明します。
急ぎで簡易書留を利用する必要がある方は、目次から気になる部分を確認するだけで、手早く必要な情報を得られます。
また、受取人に好印象を与えるための封筒の選び方や書き方も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。この記事を読んで、重要な書類を安心して送る準備をしましょう。
簡易書留の基本と普通郵便との違い
簡易書留は普通郵便とほぼ同じ方法で扱うことができますが、いくつかのポイントを抑える必要があります。これらのポイントを理解しておくことで、スムーズに利用することができます。
簡易書留の適用範囲と保証内容
簡易書留は、高価なものでなくても大切な文書を送る際に適しています。例えば、入学願書や契約書など、様々な書類の送付に役立ちます。
この方法では、もし何か問題が発生した場合でも最大5万円までの保証がありますが、一般書留や現金書留と比べて料金が抑えられています。
注意点1: 封筒に「簡易書留」と明記
簡易書留を利用する際は、封筒の表面左下に「簡易書留」と赤字で記入し、四角で囲む必要があります。記載を忘れた場合でも、郵便局でスタンプを押してもらうことができるため、心配は不要です。また、きれいに記入するための専用スタンプも市販されています。
注意点2: 郵便局からの発送
簡易書留は郵便局からのみ発送が可能です。手続きは、郵便局で「簡易書留をお願いします」と伝えることで簡単に行えます。
平日の営業時間に間に合わない場合は、夜間や休日も対応しているゆうゆう窓口を利用すると良いでしょう。
注意点3: 速達オプションの利用
簡易書留は速達での発送も可能です。速達を希望する場合は、郵便局員にその旨を伝えれば追加料金で対応してもらえます。
料金は郵便物の重さによって変わるため、事前に確認することが大切です。
書留郵便の便利な機能と特典
書留郵便を利用する際に知っておくと便利ないくつかの特徴をご紹介します。これらの情報は、日常の郵便利用に役立つこと間違いなしです。
休日配達の可能性
一般の郵便は新年の1月1日を除いて休日も配達されることが多いですが、書留郵便は更に日曜や祝日でも配達可能です。速達や代金引換便、日時指定便、ゆうパックなども休日に配送されるサービスに含まれます。
再配達オプション
受取人が不在の際も、同日の17時までに連絡をすれば、21時までの再配達が可能です（郵便局によって条件が異なることがあります）。
この再配達サービスは無料で、希望日時の指定も可能です。
追跡サービス
書留郵便では、受領書に記載されている番号を利用して郵便物を追跡できます。これにより、送った郵便物の現在位置を確認することができ、安心です。
料金計算システム
書留郵便の料金は、基本料金と運賃の合計で決まります。簡易書留の場合は、通常の料金プラス320円の追加料金が必要となります。
また、速達オプションを選ぶと追加料金がさらに発生します。郵便物の大きさや配送先までの距離によって基本料金と運賃が変わるため、日本郵便のホームページで事前に料金を確認することが推奨されます。
簡易書留封筒の適切な記入ガイド
簡易書留を利用して重要な書類を送付する際には、封筒の正しい記入方法を押さえることが重要です。ここでは封筒の表面と裏面の記入方法、および横書きと縦書きでの異なるポイントをわかりやすく説明します。
封筒表面への記入方法
受取人の氏名と住所を封筒の表面に記入します。
【封筒表面の記入ポイント】（縦書き・横書き共通）
・企業宛ての場合、「株式会社」と正式な名称を用い、「御中」を付け加えます。
・個人宛ての場合は、名前の後に「様」をつけます。
・住所は省略せず、全て明記します。
・簡易書留のマークは、封筒の左下に「簡易書留」と赤色で記し、四角で囲みます。
・横書き封筒の場合、切手は封筒を縦にした際の左上に配置します。
・数字は横書きの際に用い、住所の記入には数字も使用します。
・住所や部署名が長い場合は、氏名を封筒の中央に配置してバランスを取ります。
封筒裏面への記入方法
差出人の氏名と住所は封筒の裏面に記入します。郵便が戻ってくることも考慮し、正確な住所の記入が不可欠です。
【封筒裏面の記入ポイント】（縦書き・横書き共通）
・文字は表よりも小さめにします。
・封をする際は、接着剤を使用します。
・敬称は不要です。
・差出日は左上に記入します。
【封筒裏面の記入ポイント】（縦書き）
氏名と住所は封筒の左側全体に記入する方法と、住所を右側に、氏名を左側に記入する二つの方法があります。
【封筒裏面の記入ポイント】（横書き）
差出人の氏名と住所は、封筒の下部の1/3範囲内に収めて記入します。
これらのガイドラインを参考にして、簡易書留での封筒記入を正確に行いましょう。
簡易書留に最適な封筒の選び方
簡易書留を利用する際には、通常の郵便と同様に、特定の封筒サイズの指定はありませんが、大切な書類を安全に送るために適切な封筒を選ぶことが肝心です。この記事では、さまざまな書類に適した封筒の種類をご紹介します。
郵便局で入手できる封筒は次の5種類です。
長形封筒：さまざまなサイズがあり、縦長の形状が特徴です。
角形封筒：広いサイズで、大きな書類に最適です。
洋形封筒：カード類の送付に便利な封筒です。
【封筒のサイズ詳細】
角形2号（角2）：240×332mm
長形3号（長3）：120×235mm
長形40号（長40）：90×225mm
長形4号（長4）：90×205mm
洋形2号（洋2）：162×114mm
具体的な用途と最適な封筒
履歴書や願書には：A4サイズを折らずに送る場合、角形2号封筒が適切です。白色を選ぶことでフォーマルな印象を与えることが可能です。
納品書や請求書には：長形3号が最適で、A4サイズの書類を三つ折りにしてジャストフィットします。さらに小さいサイズを望む場合は長形40号、B5サイズを三つ折りにするなら長形4号が適しています。
カード類には：洋形2号封筒が理想的で、封入口のある横型デザインが特徴です。
封筒を選ぶ際は、簡易書留の書き方にも注意し、封筒の表面および裏面の記入方法を適切に行うことで、中身を守りつつ礼儀正しい郵送を心がけましょう。
まとめ
簡易書留は、配達過程での記録が残り、紛失や破損があった場合には最大5万円まで補償されるサービスです。これにより、高価ではないが重要な文書や書類を送る際に最適です。
簡易書留の手続きは一般的な郵便とほとんど同じですが、封筒の左下部に「簡易書留」と赤色で記入することが必須です。この記載を忘れないようにしましょう。
簡易書留の発送は、郵便局またはゆうゆう窓口を通じてのみ可能で、ポストへの投函やコンビニエンスストアでの取り扱いはできませんので注意が必要です。
さらに、簡易書留は元日を除く土日祝日にも配送可能です。これにより、平日が忙しい方でも利用しやすくなっています。
